Albergar un fin de semana de carreras en la NASCAR puede parecer algo sencillo. Poner a los espectadores en sus asientos, darles de comer y beber, y asegurarse de que están entretenidos. Nada más lejos de la realidad. La actividad en la sombra comienza seis meses antes de que el primer camión entre en el circuito. Desde la comida al espectáculo, para los que planean que el fin de semana sea perfecto para el que acude al circuito, supone meses de planificación, noches sin dormir, y la habilidad de pensar rápido en los momentos de mayor presión.
El primer paso que hay que dar para que la experiencia sea buena para el aficionado, hay que darlo fuera del circuito. En el momento de que cientos de vehículos comienzan a llegar a las zonas de aparcamiento, todo debe estar planificado para que cada coche, camión, vehículo de recreo, moto y autobús tengan su plaza de aparcamiento asegurada, y que lleguen a esta de forma fácil y segura. Dependiendo de la dirección desde la que se acuda, habrá diferentes espacios habilitados, para evitar todo lo posible los atascos. La dirección del circuito trabaja conjuntamente con la policía local y el Departamento de Transportes para tener todo listo el día que da comienzo el espectáculo, para que tanto la llegada como la salida de los vehículos se haga de una manera rápida y eficiente.
Tras la implementación del sistema de aparcamiento obligatorio, según la procedencia de los vehículos, se ha ganado en rapidez y comodidad antes y después de las carreras, evitando el caos que se producía hace unos años. Una vez que ha conseguido aparcar, el aficionado puede respirar tranquilo, ya que normalmente dispone de un sistema de autobuses y tranvías que lo lleva hasta la entrada del circuito.
Una vez en las puertas de acceso, es posible que el aficionado necesite ayuda para encontrar la puerta correcta para entrar, o cualquier otro tipo de requerimiento, del que se encarga el equipo de seguridad, que controla a la gran cantidad de gente que acude durante el fin de semana.
Para el personal de seguridad y refuerzo, la actividad es frenética, aunque sobre todo para asegurarse de que no existe ningún tipo de actividad peligrosa o ilegal entre los cientos de fans que acuden al circuito. Siempre existe la posibilidad de que algún desalmado se salga con la suya, pero en general, el tanto por ciento de ese tipo de actos es menor.
Por encima del aparcamiento y la seguridad, hay que organizar los sistemas de monitorización del perímetro del circuito, los espacios destinados a acampada y a camping con acreditación, y el enlace entre el circuito y la NASCAR. Todo ello lo realiza un equipo de unas 2000 personas, aunque dependerá del tamaño y de las peculiaridades de cada circuito.
Otra de las áreas que requieren una planificación especial es la de la restauración. Desde el viernes hasta el domingo, la comida está por todas partes, y el olor de hamburguesas, perritos calientes se mezcla con el de goma quemada y combustible.
El proceso de preparación comienza entre cuatro y seis meses antes del evento, con la recepción de los pedidos por parte de las empresas encargadas del suministro al circuito. Cada producto puede llevar pedidos de hasta 3 millones de dólares, por lo que los proveedores necesitan tiempo para suministrarlos. Seis semanas antes de la carrera, las empresas de catering comienzan a solicitar los productos, y dependiendo de lo delicados que sean, los encargan en fechas más próximas al fin de semana en cuestión. Normalmente, los pedidos llegan el lunes previo, listos para que desde el jueves siguiente hasta el domingo puedan ser consumidos por los miles de hambrientos fans.
Además de alimentar a los aficionados, hay que preparar el suministro para los equipos, lo que supone otra gran cantidad de productos y trabajo, que abarca desde la comida para los operarios hasta el catering de las zonas VIP.
Para hacer llegar esa ingente cantidad de alimento a todos, las empresas cuentan con un ejército de trabajadores, que se encargan tanto de las máquinas expendedoras automáticas hasta el servicio de cocina. El equipo puede tener entre 1250 y 3000 personas, dependiendo del tamaño del circuito, y suelen ser miembros de comunidades locales (iglesias, universidades, equipos deportivos, etc…), que trabajan para recaudar fondos o ganar algún dinero para el desarrollo de su actividad.
Por otro lado, pese a que la NASCAR es un deporte, todos sabemos que sobre todo es espectáculo y entretenimiento, y mientras que todo aficionado espera ver la acción en la pista, hay mucho tiempo que llenar antes de ver la bandera verde.
De eso se encargan empresas que organizan eventos y espectáculos, que se ocupan de los conciertos, de la presentación de los pilotos, y de los actos previos tradicionales, como la interpretación del himno nacional.
Todo esto se realiza de forma coordinada, y atendiendo en lo posible a los requerimientos de los dirigentes del circuito y los aficionados. Las productoras llevan desde la contratación de los artistas que van a actuar, hasta la planificación con el ejército para que los aviones sobrevuelen la pista en el momento preciso, que es la parte más delicada.
En primer lugar, la empresa encargada de los eventos pre-carrera debe rellenar un detallado impreso de cuatro páginas (DD form 2535), que tendrá que presentar a la dirección del circuito para su aprobación. Después se presentará ante las autoridades encargadas de controlar el espacio aéreo en la zona. Con su visto bueno, y añadiendo las regulaciones para el vuelo, el documento se envía al Pentágono, para obtener la firma del Departamento de Asuntos Públicos de la Fuerza Aérea.
El trabajo no termina aquí. Una vez obtenidos los permisos, hay que buscar la unidad que lo lleve a cabo. Normalmente, cada circuito ya tiene sus contactos, por lo que al final son los pilotos los que tienen que decir “si quiero”.
Con todo organizado, hay que disponer de un lugar para llevar a cabo el show. Las productoras disponen de un escenario móvil. Aparentemente es un camión normal, pero una vez colocado en su sitio, pulsando unos cuantos botones se convierte en un escenario completo. Un equipo de 6 personas se encarga de que el escenario esté listo para el show, revisando previamente todo el sistema, aunque el montaje frente a la tribuna principal se realiza en unos 10 minutos.
Una vez instalado, el espectáculo se lleva a cabo con una precisión absoluta, para cumplir con los horarios televisivos. Los aviones sobrevuelan la zona en espera, para sobrevolar el circuito justo en el momento exacto.
Una vez terminado el show, todo el equipo tiene 5 minutos para abandonar el pit lane, y dejar espacio para lo que de verdad importa: el rugir de 43 monstruos de 850 caballos.
